オンライン会議で使える画面共有＆資料提示テクニック

はじめに―画面共有の良し悪しが会議成果を分ける理由

オンライン会議では、発言内容以上に「見せ方」が理解度や参加者の集中力を左右します。画面共有や資料提示がスムーズかつ分かりやすいと、そのまま会議の生産性と印象アップにつながります。ここでは、今日からすぐ使える５つのテクニックを紹介します。

余計な通知やプライベートな情報が映り込まないよう、会議で使うアプリだけ残しておきます。

参加者の画面表示崩れを防ぐため、スライドや資料は16:9で作成しましょう。

PowerPoint／Keynote のショートカット（例：→キー／Nキー）を事前に確認し、スムーズに操作できるように練習しておきます。

資料を片方の画面、参加者画面をもう片方に表示すると、発表者ノートを見ながらスムーズに進行できます。

Zoom の「スポットライトビデオ」や Teams の「ピン留め」を使い、発表者と資料を同時に見せるレイアウトに設定。

事前に「参加者として表示」をテストして、見え方や文字の大きさをチェックしましょう。

Zoom の「スポットライトポインタ」や Teams の「描画」機能で、重要な場所に矢印や丸を付けると視線を誘導できます。

強調したい箇所は赤いライン、補足説明は青い丸など色分けし、太さも細・太を組み合わせてメリハリをつけましょう。

あくまで「情報補助ツール」として使い、画面を雑然とさせないよう注意が必要です。

Zoom のホワイトボード、Teams の Whiteboard、あるいは Miro などでマインドマップや付箋を使い、参加者全員でブレストできます。

書き込み権限を最初に設定し、「赤い付箋は課題」「緑はアイデア」などルールを共有するとスムーズです。

ホワイトボードの完成図は画像／PDFでエクスポートし、後から振り返り用に配布しましょう。

会議終了後すぐ、OneDrive／Google Drive の共有リンクをメールに貼って送信。

録画ファイルがある場合は、重要箇所のタイムスタンプを添えて「00:12 〜該当箇所ご覧ください」と案内すると親切です。

「本日の決定事項」「次回までのTODO」を箇条書きにして、資料と一緒に共有すると実行率がアップします。

これらを次回のオンライン会議で試し、参加者の反応やアンケートで改善点を振り返ってみてください。無料のコミュ力診断シートで、自分のオンライン進行スキルもチェックしましょう！